Brücke zwischen spanischer und deutscher Buchhaltung

Die Neuerungen rund um Vorgaben der spanischen Regierung und die europaweit verpflichtende Einführung der E-Rechnung bringen nicht nur Umstände, sondern auch eine Reihe von handfesten Vorteilen mit sich – zumindest für alle, die sie zu nutzen wissen. Eine solche Ersparnis von Zeit und Arbeit bietet das Buchungsportal der PlattesGroup, das nicht nur den Austausch von Dokumenten aller Art radikal vereinfacht und betriebswirtschaftliche Auswertungen in Echtzeit ermöglicht, sondern auch die Ausstellung von E-Rechnungen beinhaltet. 

Die Europäische Union und die spanische Regierung haben umfangreiche Vorgaben für die künftige Rechnungsstellung gemacht. Zum einen gibt es das spanische Gesetz 1007/2023, auch als Verifactu-Regelung bekannt. Das Gesetz verbietet Programme, mit denen bereits ausgestellte Rechnungen verändert werden können. Vielmehr soll unter anderem durch einen Identifikationscode in der E-Rechnung sichergestellt werden, dass jeder Geschäftsvorgang eine Rechnung und eine Buchung im EDV-System erzeugt, die nicht geändert werden können. 

Für die Software muss eine eidesstattliche Erklärung des IT-Anbieters zur Erfüllung der neuen Vorschriften vorliegen. Künftig müssen die Rechnungsdaten außerdem kontinuierlich an das Finanzamt übermittelt werden, alternativ ist eine elektronische Signatur sowie eine vierjährige Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben. Das Regelwerk ist ab 1. Januar 2026 für Unternehmen in Spanien verpflichtend, ab 1. Juli 2026 auch für Selbstständige (autónomos). 

Zum anderen schreibt die EU-Richtlinie 2014/55/EU im B2B-Bereich, also bei den Beziehungen zwischen Geschäftskunden, die schrittweise Umstellung auf die E-Rechnung vor. Dabei geht es nicht darum, Papier durch PDF-Dokumente zu ersetzen. Vielmehr müssen die Rechnungsdaten in einem strukturierten Datensatz im XML-Format vorliegen, um die medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung und Zahlung zu ermöglichen. Nach der Verabschiedung haben Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro ein Jahr Zeit, um die Verordnung umzusetzen, die übrigen Unternehmen zwei Jahre.

E-Rechnung inklusive: So funktioniert PGate

Bei der PlattesGroup ist diese Umstellung abgeschlossen, und Mandanten können alle Vorteile des neuen Verfahrens im Buchungsportal PGate nutzen. Für Versand oder Ausstellung werden keine weiteren Zusatzprogramme benötigt – Rechnungen können heruntergeladen und via E-Mail an den Kunden versendet oder direkt als Download-Link geschickt werden. Die Buchhaltung erhält die Rechnung automatisch bei Ausstellung. 

Die Vorteile im Überblick: 

• Müheloser Dokumentenaustausch: Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente lassen sich einfach und schnell mit den Buchhaltern der PlattesGroup austauschen. Der Mandant lädt Belege hoch, diese werden in einem ersten Schritt durch die KI erfasst, in einem zweiten Schritt dann geprüft und verbucht.

• Drag & Drop: Dokumente können bequem hochgeladen und versendet werden.

• E-Rechnung: Die Plattform unterstützt die elektronische Rechnungsstellung sowie das Einlesen von Rechnungen im XML-Format.

• Echtzeit-Transparenz: Mandanten haben stets aktuelle Informationen im Blick, einschließlich betriebswirtschaftlicher Auswertungen der vergangenen zwei Jahre, sowie Zugriff auf alle Dokumente.

• Verbesserte Sicherheit: Sensible Daten sind geschützt, um Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten.

• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Navigation ermöglicht eine einfache Nutzung ohne aufwendige Einarbeitung.

• Mobile App: Mit ihr lassen sich – zum Beispiel nach dem Geschäftsessen – direkt die Belege ins System hochladen. 

Schnittstelle für die Buchhaltung: So funktioniert TaxBridge

Die PlattesGroup setzt darüber hinaus mit TaxBridge eine neue, zusammen mit dem Dienstleister DATEV entwickelte Schnittstelle für die Buchhaltung ein, die eine Brücke zwischen der Niederlassung etwa auf Mallorca und dem Steuerberater in Deutschland oder Österreich schlagen soll. 

Unternehmer, die über Grenzen hinweg aktiv sind, haben bislang wegen unterschiedlicher gesetzlicher Bestimmungen und Sprachen einen hohen Bearbeitungsaufwand in der Buchhaltung zu meistern. So müssen die Unterlagen, die gemäß den Vorschriften in Spanien ausgestellt und erklärt sind, für die Steuerberatung in Deutschland neu aufbereitet und übersetzt werden. 

Mit TaxBridge entfällt dieser Mehraufwand. Dank der neuen Schnittstelle wird die spanische Buchhaltung in Kanzlei-Rechnungswesen übertragen, dem in Deutschland als Standard geltenden Programm von DATEV für Finanzbuchführung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und Jahresabschluss. 

Die Konvertierung erfolgt hochautomatisch, inklusive Belegbildern – also digitalen, über die Schnittstelle ausgetauschten Belegen im DATEV-System – sowie einschließlich Konten-Mapping, also Zuordnungstabellen, die ein konsistentes Umstellen von Konten oder Kostenarten ermöglichen. Berücksichtigt sind dabei die Standard-Kontenrahmen von DATEV, SKR 03 und SKR 04, die alle für die jeweilige Rechtsform und Branche relevanten Buchführungskonten enthalten.

Das Ergebnis: Mit der TaxBridge kann der deutsche Steuerberater mit einem länderübergreifenden Reporting seine Mandanten mit Betriebsstätten im spanischen Ausland optimal beraten – ohne Fremdsprachenkenntnisse und ohne technische Barrieren. Alle Daten der ausländischen Finanzbuchhaltung mit Belegbildern werden im DATEV-Umfeld abgebildet. Die TaxBridge ist eine maßgeschneiderte Erweiterung für Mandanten im deutsch-spanischen Kontext, die bereits PGate nutzen.